Проблема именования номенклатурных позиций

По прошествии уже многих лет массовой эксплуатации компьютерных баз данных, цель которых – вести автоматизированный учет движения товарно-материальных ценностей, можно констатировать, что до сих пор не решена проблема однозначной идентификации товарных объектов.

Суть проблемы в том, что часто нет уверенного способа соотнести реальную единицу учитываемого товара (как объекта физического мира) и виртуальной единице этого же товара представленной в виде записи электронной таблицы используемой базы данных. Проще говоря, глядя на упаковку каких-нибудь булавок, мы порой теряемся в догадках: какая именно строка справочника «Номенклатура» соответствует этому предмету. (Сейчас мы не затрагиваем вопрос использования разных систем кодирования, в том числе и штрих-кодирования, недостатки которых будут рассмотрены ниже).

Существуют две основные ошибки вследствие данной неопределенности: так называемая «пересортица» и так называемые «дублирующие элементы». «Пересортицей» называется ситуация, когда под выбираемым в базе данных номенклатурным элементом на самом деле подразумевается другой, но скорее всего близкий по наименованию. «Дублирующим элементом» называют ошибочно введенный в справочник дубликат товарной позиции.

Одной из первых причин как «пересортицы», так и «дублей» являются неопределенные (или неполные) названия, т.е. в имени отсутствует некоторая ключевая информация необходимая для идентификации. «Дубли» обычно появляются в следствие разного порядка слов описывающих свойства товара в наименовании, обычно когда вносят наименования разные операторы, например «Краска масляная» и «Масляная краска».

Основная причина данных ошибок в непродуманном занесении новых наименований в справочник учетной программы, например:

• название списывается с документов поставщика (разные поставщики могут именовать один и тот же товар по-разному).
• оператор программы вносит названия «как удобно ему» (каждому оператору в разные моменты времени может «быть удобно» по-разному, не говоря о случае с несколькими операторами)

В любом случае отсутствуют какие-либо правила именования! Обычно указанную неопределенность пытаются решить применением разнообразных кодировок, начиная от классического штрих-кода (EAN и пр.) до сложных видов кодировок «собственного производства». При этом подходе необходимо учитывать следующие моменты: штрих-код единых стандартов (EAN и пр.) не несет никакой информации о свойствах товара, в нем заложены только числовые коды: уникальный код предприятия-производителя и некий номер данного товара с данной упаковкой.

Естественно, что возникают случаи (ошибки) когда:

• данные коды не уникальны (предприятию не хватило диапазона кодов, чтобы закодировать весь перечень выпускаемых на рынок вариантов товар-упаковка;
• производитель присвоил товару «чужой» код например, некоторые китайские фирмы)).
• код присвоенный товару, в последствии был заменен другим (автору не известны возможные причины данного варианта)
• код присвоенный товару, в последствии был заменен другим (автору не известны возможные причины данного варианта)
• штрих-код просто отсутствует (что нельзя назвать ошибкой)

Таким образом, если даже предприятие работает исключительно со «штрихкодированным» товаром, нельзя утверждать, что проблема «пересортицы» на предприятии решена. Говоря о системах кодирования для внутреннего использования можно утверждать (или предполагать) следующее:

• обычно подобный код включает информацию о свойствах товара;
• код может быть представлен в виде последовательности буквенно-числовых символов;
• чтобы правильно пользоваться данной кодировкой приходиться использовать дополнительные внутрифирменные документы;
• обычно данные коды используются для описания товаров со сложной структурой, например, пластиковые окна и т.п.

Современные программные продукты автоматизации учета фактически не предлагают никаких средств для борьбы с данными проблемами. Вопрос «правильного» именования, видимо, не воспринимается как существенный. Предполагается, что пользователи должны сами решать какое имя присваивать тому или иному товару.

Такая позиция нам представляется в корне неверной! Наоборот, проблеме именования товара должно уделяться самое пристальное внимание. Невнимательность к данному вопросу влечет множество ошибок учета, как очевидных, так и не столь, например:

• Общеизвестные следствия «пересортицы»: неопределенность складских остатков (труднообъяснимые «излишки»/«недостача») и пр.
• Нет способа естественным образом агрегировать данные о товаре.

Таким образом мы утверждаем: Задача постановки учета должна начинаться с решения проблемы именования товарных позиций! Товарное имя – это первое с чем приходиться иметь дело работникам различного уровня иерархии от рядового клерка, оформляющего первичные документы, до аналитика и управляющего компанией.

Имея «плохое» имя на входе учетной системы – имеем искаженную аналитическую картину на выходе!